L-IONE – Hệ thống vận hành văn phòng điện tử tiêu biểu trong kỷ nguyên 4.0

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đang sử dụng luồng quy trình truyền thống là sau khi các quyết định được thông qua tại các cuộc họp sẽ được ban hành xuống dưới dạng văn bản: thông báo, hướng dẫn, quy định,… Tiếp đó chúng được thực thi dưới hình thức các công việc, dự án hằng ngày. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, nhân viên cấp dưới sẽ phải làm đề xuất, tờ trình gửi lên cấp trên để chờ phê duyệt. 

Luồng quy trình rắc rối, không có tính liên kết này cũng là nguyên nhân chính kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp: không chỉ phải tốn nhiều thời gian, chi phí để tổ chức các cuộc họp, in ấn văn bản ban hành mà còn khiến nhân viên gặp nhiều khó khăn khi áp dụng. Ngoài ra, các quy trình này còn bị hạn chế về tính linh hoạt, thông tin dễ bị tắc nghẽn, nhân viên không được chủ động, mỗi lần cần phê duyệt quyết định lại phải chờ sếp có mặt ở văn phòng để xin chữ ký.

Văn phòng điện tử- mô hình vận hành doanh nghiệp mới

Văn phòng điện tử đang là xu hướng nổi bật giúp các doanh nghiệp gia tăng sức bật

Văn phòng điện tử ra đời, đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp.

Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng “văn phòng không giấy tờ”, giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Trong trường hợp phải làm việc tại nhà để phòng dịch, 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý tức thời đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.

Lợi ích to lớn của văn phòng điện tử

Quản lý công việc hiệu quả

Với hệ thống quản lý công việc thông minh; cán bộ, nhân viên có thể chủ động biết được công việc của mình và sắp xếp hoàn thành nó. Đồng thời, với khả năng điều hành công việc từ xa, lãnh đạo cũng có thể theo dõi và chỉ đạo công việc của nhân viên ngay cả khi không có ở công ty.

Các ứng dụng văn phòng điện tử cho phép người sử dụng quản lý công văn với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng; xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực…Các thông tin, dữ liệu, hồ sơ các nhân đều được lưu trữ khoa học, dễ dàng chia sẻ giữa các phòng ban với nhau.

Nhân viên tiết kiệm được phần lớn thời gian cho việc quản lý công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn tiết kiệm được đáng kể chi phí văn phòng phẩm về giấy mực. Điều quan trọng là năng suất làm việc của các nhân viên tăng lên nâng cao hiệu quả trong công việc. Doanh nghiệp không chỉ trở nên chuyên nghiệp hơn, hiện đại hơn mà còn có cơ hội phát triển lên tầm cao hơn nhờ số hóa văn phòng.

FSI ứng dụng hệ thống điều hành và quản trị doanh nghiệp từ xa L-IONE cho phép quản lý quy trình nghiệp vụ chủ động

L-IONE là hệ thống điều hành và quản trị doanh nghiệp tự động được nghiên cứu và phát triển bởi FSI – nhà cung cấp giải pháp số hóa, chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam. Phần mềm giúp quản lý hoạch định nguồn tài nguyên của doanh nghiệp như Quy trình – thủ tục, Công việc, Nhân sự, Kinh doanh, Truyền thông, Tài chính….đồng thời chuẩn hoá và số hoá mọi quy trình, nghiệp vụ của tổ chức thành một khối thống nhất, nhằm tối ưu việc quản lý và thực hiện trở nên khoa học, hiệu quả hơn. 

Với L-IONE, các quy trình làm việc của doanh nghiệp sẽ được thiết lập và quản lý toàn diện theo một chu trình khép kín, cập nhật báo cáo liên tục, theo dõi và giám sát tiến độ thuận tiện và bảo mật cao nhờ các tính năng:
Quản lý quy trình: Cho phép doanh nghiệp có thể định nghĩa và số hóa những quy trình thực tế.

L-IONE giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vận hành so với mô hình vận hành doanh nghiệp truyền thống

Năm 2020 có thể được xem là thời điểm thách thức chưa từng có đối với mọi doanh nghiệp khi thị trường trong và ngoài nước không ngừng biến động và bất ổn. Hàng chục ngàn doanh nghiệp đã “rửa tay gác kiếm”, nhưng vẫn có những doanh nghiệp nắm bắt thời cơ, tối ưu bộ máy và đặc biệt là hệ thống vận hành để gia tăng tốc độ phản ứng, nhanh nhạy phát triển và thành công. Là một trong những doanh nghiệp chuyển đổi số xuất sắc, với L-IONE, FSI tự tin rằng sẽ đồng hành cùng các doanh nghiệp trong tiến trình số hóa mô hình vận hành doanh nghiệp