Tại Sao Văn Phòng Điện Tử Ngày Nay Lại Phổ Biến?

Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử được xây dựng nhằm mục đích hiện đại hóa các phương thức quản lý truyền thống, hướng đến một văn phòng làm việc không giấy tờ.

Khái niệm văn phòng điện tử được hiểu là phần mềm đáp ứng đầy đủ các tính năng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý công việc bao gồm: quản lý hồ sơ tài liệu, trao đổi thông tin, khởi tạo và quản lý quy trình làm việc, kiểm tra công văn, báo cáo, điều hành nghiệp vụ,…

Về bản chất, có thể hiểu văn phòng điện tử là một hệ thống phần mềm giúp các đơn vị thực hiện các tác vụ, trao đổi công iệc trên nền tảng số (Internet). Với văn phòng điện tử, đơn vị tổ chức sẽ giảm thiểu tối đa các công việc liên quan đến giấy tờ vật lý. Thay vào đó, sẽ chỉ là những thao tác nghiệp vụ đã được lập trình để hệ thống giúp cho người dùng có thể làm việc trong một “văn phòng điện tử”.

Phân công và theo dõi tiến độ công việc dễ dàng

Với mô hình làm việc trên hệ thống online, văn phòng điện tử giúp người dùng có thể quản lý và phân công công việc dễ dàng trên hệ thống. Các nhà quản lý có thể giao việc, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong tổ chức, giao hạn deadline và theo dõi tiến độ, chất lượng công việc của từng đổi tượng theo báo cáo hằng ngày. Nhân viên có thể tiếp nhận công việc được giao nhanh chóng, liên tục cập nhật tình hình công việc/ tiến độ dự án.

Ngoài ra, ứng dụng văn phòng điện tử cũng là một phương pháp hiệu quả giúp người dùng bám sát tiến độ công việc, không bỏ lỡ thông tin quan trọng và phân bổ các công việc trọng tâm hợp lý. Từ đó giúp nâng cao hiệu quả làm việc tại đơn vị và năng suất cạnh tranh của tổ chức.

Tiết kiệm chi phí quản lý

Tiết kiệm chi phí quản lý

Với hệ thống quản lý văn phòng điện tử, các đơn vị sẽ tiết kiệm được tối đa chi phí thuê nhân sự quản lý và bảo quản tài liệu. Nguyên do là bởi số lượng tài liệu giấy cần xử lý và lưu trữ được cắt giảm tối đa. Hầu hết các nghiệp vụ và tài liệu cần khai thác đều được chuyển sang quản lý dưới dạng dữ liệu số trên hệ thống phần mềm. Đơn vị không cần thuê văn thư quản lý. Cũng không cần tốn nhiều chi phí để thuê mặt bằng lưu trữ hay các chi phí bảo quản, phục chế tài liệu.

Thiết lập kho lưu trữ thông minh không giới hạn dung lượng lưu trữ

Thiết lập kho lưu trữ thông minh không giới hạn dung lượng lưu trữ

Thiết lập kho lưu trữ thông minh không giới hạn dung lượng lưu trữ

Một ưu điểm không thể không kế đển của văn phòng điện tử là cho phép các đơn vị doanh nghiệp xây dựng kho dữ liệu số. Điều này giúp việc khai thác và sử dụng tài liệu của nhân sự trong tổ chức trở nên dễ dàng hơn.

Mặt khác, văn phòng điện tử cũng không giới hạn số lượng tài liệu lưu trữ. Việc không hạn chế số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ giúp doanh nghiệp không cần lo lắng về số lượng tài liệu tăng dần theo thời gian mà không có chỗ bảo quản nữa.

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật đã kể đến ở trên, nhiều đơn vị cũng gặp khá nhiều khó khăn trong hành trình xây dựng văn phòng điện tử.

Khó khăn khi xây dựng văn phòng điện tử

Khó khăn khi xây dựng văn phòng điện tử

Khó khăn đầu tiên phải đề cập đến ở đây là sự thay đổi. Hầu hết các đơn vị đã quá quen thuộc với hình thức quản lý và vận hành truyền thống. Để thay đổi tư duy và ứng dụng công nghệ mới vào sử dụng không phải là câu chuyện ngày một ngày hai là có thể thay đổi. Khi bắt đầu, đa phần các doanh nghiệp và tổ chức sẽ mắc phải vô số khó khăn khi phải  thay đổi toàn bộ thói quen làm việc cũ.

Tiếp đó là vấn đề về ứng dụng công nghệ. Không phải ứng dụng nhiều công nghệ là tốt. Có những công nghệ phù hợp với đơn vị này nhưng ứng dụng vào đơn vị khác thì lại thất bại. ĐIều các đơn vị cần quan tâm là chọn lọc những công nghệ thực sự cần thiết và phù hợp với mô hình hoạt động của văn phòng mình.

Bảo mật cũng là điều mà các đơn vị nên quan tâm khi ứng dụng văn phòng điện tử. Khi mà các dữ liệu đều được đẩy lên nền tảng số. Nếu không có hình thức bảo mật tốt, đơn vị có thể làm thất thoát những thông tin tài liệu quan trọng do các cuộc tấn công từ bên ngoài,…

Với sự phát triển của chuyển đổi số và công nghệ điện tử, văn phòng điện tử đã trở thành nhu cầu thết yếu của các đơn vị trong thời đại số. Cũng vì lý do đó mà tài Việt Nam hiện nay xuất hiện một số doanh nghiệp xây dựng các phần mềm quản lý văn phòng điện tử. Một trong số đó phải kể đến các phần mềm phục vụ xây dựng văn phòng điện tử của FSI.

Phần mềm quản lý tài liệu DocEye

•    Quản lý toàn bộ tài liệu doanh nghiệp trên nền tảng chung
•    Chia sẻ thông tin nhanh chóng không giới hạn thời gian, địa điểm
•    Quản lý kho 3D thông minh
•    Tiết kiệm 40% thời gian tìm kiếm
•    Tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu

Phần mềm số hóa tài liệu D-IONE

•    Phân loại tài liệu khoa học
•    Quản lý hệ thống thông tin chung trên nền tảng số
•    Kết nối dữ liệu các phòng ban và hoạt động chung trên cùng một hệ thống
•    Kiểm soát việc khai thác và sử dụng thông tin chung
•    Bảo mật dữ liệu an toàn

Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp L-IONE

•    Quản lý công việc chủ động 24/7
•    Cắt giảm 90% thủ tục hành chính không cần thiết
•    Cắt giảm 30% chi phí vận hành
•    Thiết lập và quản lý toàn diện các quy trình làm việc
•    Nâng cao hiệu suất làm việc 

Áp dụng những công nghệ cao như: AI, Machine Learning, Big Data, OCR, ICR,… bộ 3 giải pháp DocEye, D-IONE, L-IONE là công cụ hỗ trợ không thể thiếu của các doanh nghiệp nếu muốn: gia tăng tối đa năng suất, tiết kiệm 40% thời gian, cắt giảm 30% chi phí, quản lý công việc xuyên suốt, chủ động 24/7.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0902.675.393