Tầm quan trọng của số hóa tài liệu trong thư viện

Lưu trữ ở dạng thủ công khiến rất nhiều người gặp khó khăn khi tìm sách ở thư viện

Giới trẻ hiện nay có xu hướng đọc online hơn là đến thư viện do đó thư viện rất cần xây dựng một hệ thống “thư viện số” để đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng độc giả

–    Việc chia sẻ các thông tin tài liệu giữa thư viện với thư viện, giữa thư viện với người đọc không được thuận tiện
–    Rất nhiều đầu tài liệu đã cũ, không còn xuất bản nữa, cần có bản mềm để có thể in ấn kịp trong mọi tình huống cần thiết
–    Mọt, mối, động đất, … và các tác nhân vật lý khác đe dọa đến sự bảo tồn của các loại tài liệu

Xuất phát từ những khó khăn trên, dịch vụ số hóa tài liệu thư viện của FSI đã ra đời để giúp các thư viện giải quyết tất cả những khó khăn về nguồn tài liệu “khổng lồ”.

Số hóa tài liệu trong lĩnh vực thông tin – thư viện là hình thức chuyển đổi các tài liệu của thư viện, bao gồm các tài liệu truyền thống (sách, tạp chí, báo…) và các loại tài liệu khác (tranh, ảnh, bản đồ, hình vẽ…) sang chuẩn dữ liệu trên các thiết bị số và các dữ liệu đó có thể sử dụng phục vụ cho người dùng tin và cán bộ thư viện.

–    Giảm tối đa diện tích và không gian lưu trữ
–    Tuổi thọ của các loại tài liệu được bảo quản và duy trì lâu hơn
–    Dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng  người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện.
–    Tăng khả năng truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.
–    Thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác.
–    Giảm thiểu nguồn nhân lực, tối đa sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống.
–    Có khả năng chỉnh sửa, tái sử dụng hoặc chuyển đổi sang loại dữ liệu số khác.

Nhờ số hóa tài liệu, mỗi người có thể tiết kiệm được tới 40% thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu trên thư viện (ảnh minh họa)

Quy trình số hóa tài liệu tại thư viện (Ảnh minh họa)

Về cơ bản nếu thực hiện theo yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện sẽ được tối giản chỉ còn 5 bước: 

Bước 1: Lựa chọn và nhận tài liệu lưu trữ đến tiến hành số hóa.

Bước 2: Chuẩn bị kỹ càng tài liệu tránh thiếu sót trong quá trình tiến hành.

Bước 3: Bắt đầu scan và tiến hành thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file.

Bước 4: Sau khi tài liệu số hóa xong → Kiểm tra lại chất lượng tài liệu → Tiến hành chỉnh sửa lại nếu tài liệu chưa đạt yêu cầu.

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao lại tài liệu lưu trữ.

–    Đội ngũ nhân sự số hóa được đào tạo bài bản đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu của dự án
–    Đơn vị cung cấp giải pháp số hóa tài liệu, chuyển đổi số với 13 năm kinh nghiệm
–    An toàn, bảo mật, ít sai sót do số hóa tài liệu theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015 
–    Ứng dụng công nghệ 4.0 trong quá trình số hóa, giúp tiết kiệm 80% thời gian và chi phí so với các phương pháp truyền thống  
–    Hệ thống trang thiết bị phục vụ cho dịch vụ số hóa tài liệu đáp ứng mọi thể loại, kích cỡ và hình thức tài liệu như tài liệu giấy, sách, bản vẽ, video, bản đồ…
–    Hơn 2.000 nhân sự triển khai số hóa được đào tạo bài bản, giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm.
–    Có kinh nghiệm triển khai nhiều dự án số hóa tài liệu, xây dựng CSDL trọng điểm cho các bộ ngành, các tỉnh và các tập đoàn.

Nếu còn băn khoăn hay thắc mắc, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 0904 805 255 hoặc đăng ký  TẠI ĐÂY để được tư vấn miễn phí về giải pháp xây dựng số hóa tài liệu thư viện.

Xem thêm bài viết: 

Dịch vụ scan tài liệu

Quản Lý Tài Liệu Dễ Dàng Với Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu